仪器设备与材料经费审核登记编号:
    1、常规帐务管理
    ★仪器设备的审核、登记、编号:
    全校新增教学、科研、行政办公用,单价≥500元的仪器设备及其附件(配件)、≥800元的软件→详细填写《合肥工业大学仪器设备固定资产验收单》,非批量仪器设备由使用单位填写;批量仪器设备由设备科代填→各签字栏目统一规定如下:
    “经费主管”按经费来源,由掌管经费使用的负责人签字;“单位主管”由使用单位的主管领导签字;“验收”由使用单位具体验收人签字;“保管”由使用单位任命、设备实验室处认可的责任保管员盖统一刻制的印章;“经手”由使用单位具体采购人员或设备科人员签字→实验综合科负责审核、登记、编号、入帐→由科长和具体办事科员分别在“审核主管”“会计”栏目中签章→仪器设备计算机数据库中,“领用人”栏录入责任保管人姓名,“经手人”栏录入使用单位验收人姓名→实验室持发票和《合肥工业大学仪器设备固定资产验收单》第二联到财务处报销→《合肥工业大学仪器设备固定资产验收单》第三联由责任保管员保存。
    ★低值耐用品审核、登记、编号
    200元≤单价<500元的仪器仪表、工具量具、耐用器皿等→由使用单位填写《合肥工业大学低值耐用品验收单》→各签字栏目统一规定如下:
    “经费主管”按经费来源,由掌管经费使用的负责人签字;“单位主管”由使用单位的主管领导签字;“保管员”由使用单位任命、设备实验室处认可的责任保管员盖统一刻制的印章;“经办人”由使用单位采购人员或设备科人员签字→实验综合科负责审核、登记、编号→由科长和具体办事科员分别在“审核主管”“会计”栏目中盖章→按经费来源建立计算机管理明细帐→使用单位持发票和《合肥工业大学低值耐用品验收单》第二联到财务处报销 →《合肥工业大学低值耐用品验收单》第三联由保管员保存。
    ★材料的审核、登记、编号
    除科研外,单价<200元仪器、实验材料和<800元软件等→由使用单位详细填写《合肥工业大学经费报销记帐凭证》,批量采购时,要提供盖有供货单位财务专用章的商品清单→各签字栏目统一规定如下:
    “经费主管”按经费来源,由掌管经费使用的负责人签字;“验收保管”由使用单位具体验收人签字;“报帐”由具体报帐人签字;“采购”由具体采购人签字→实验综合科负责审核、登记、编号→由科长和具体办事科员分别在“审核主管”“审核”栏目中签章→实验室持发票和《合肥工业大学经费报销记帐凭证》第二联到财务处报销→《合肥工业大学经费报销记帐凭证》第三联由责任保管员保存。
    2、专项实验室建设经费报销及帐务管理
    ★总体流程:计划部门审定购置计划,分类登记→采购、合同、验收→付款、登录建帐、报销→计划部门统计→反馈学院、处内各相关科室及处领导。
    ★涉及单价在10万元以上大型精密贵重仪器设备的报帐,报帐人需先到实验室管理科登记备案后方可报帐,单价在20万元以上的设备需要提供相关资料以便实验室管理科及校档案馆归档。
    ★对材料经费报销相关环节的规定
    属合同内采购的材料,经费归入相应合同中一并登记统计。
    属合同外采购的材料,由实验综合科分学院(或专业、学科)登记统计。
    ★ 仪器设备的提运费、安装费、汇款、邮费要纳入相应的学院(或专业、学科)登记统计。
    ★专项实验室建设经费支付的采购调研费、自购、自制仪器设备费及其它经费项目归入相应的学院(或专业、学科)登记统计。
    ★专项实验室建设经费报帐的几项具体规定:
    分管处长在“经费主管”栏签字前,必须认真审核《合肥工业大学仪器设备固定资产验收单》和其他相关的资料,无误后方可签字。
    设备科在报销登记时,需提交本次报销金额数、付款合同号、经费分项、第几次付款等书面资料,实验综合科审核无误后方能提供报销经费卡,并据此实行登帐。
    实验综合科对冲帐报销者,要核对原先请款的经费类别,“经费主管”栏必须有分管处长签字方能进行登录。
    实验综合科在对专项实验室建设经费归类登帐的基础上,按月进行一次核对、统计,要做到登记结果与财务部门提供的报销清单一致,发现问题及时纠正。
    计划部门分(季)、学期、年度书面向学院、处领导反馈经费执行情况。