1、仪器设备申购计划
    ★学院根据学校下达的专项实验室建设经费额度,申报建设项目、内容及目标→按照专项经费来源由相应的职能部门受理、汇总、归类→送分管校长,在分管校长主持下,相应职能部门审定建设项目及内容→反馈学院。
    ★学院组织相关教师、实验技术人员进行仪器设备购置的技术论证,设备实验室处派人参加→由设备实验室处分管处长、实验室管理科与相应学院具体协商确定各项目的仪器设备购置清单(含规格型号及主要技术参数)→仪器设备购置清单下达设备科。
    2、仪器设备购置
    ★设备实验室处牵头会同各学院按照《合肥工业大学采购与招标管理实施办法》确定仪器设备的采购方式→属集中采购范围内仪器设备由项目责任人填写《合肥工业大学集中采购申请表》→履行相应审批手续。
    ★招标采购的仪器设备:项目责任人在充分调研的基础上提交技术标书→送仪器设备采购与招标工作小组受理→仪器设备采购与招标工作小组完成招标文件的制订→招标管理办公室发布招标公告→设备采购与招标工作小组组织开标、评标、定标→设备科会同用户完成合同签订等工作。
    ★其它采购方式的仪器设备:设备科会同项目责任人进行市场调研、厂商选择→设备科约请相关部门及用户进行商务及售后服务条件谈判→设备科会同用户完成合同签订等工作。
    ★合同签订程序:设备科将合同或协议连同技术论证、商务谈判的所有文件资料报分管处长审核→设备实验室处处长履行学校法人代理人职责与厂商签署供货合同或协议,设备科长在合同或协议文本上加盖“合肥工业大学订货合同章”,合同或协议方能生效→设备科按合同或协议执行,并按时向处领导和学院领导报送仪器设备执行清单→设备科负责形成合同档案,次年3月底统一交处办归档。
    3、验收与付款
    ★验收:项目责任人组织相关人员按照《合肥工业大学教学实验仪器设备采购与招标实施细则》第六条的规定完成各项验收工作。
    ★招标仪器设备的付款:仪器设备验收合格后,使用单位填写相应报销凭证→按照招标合同规定完成付款。
    ★其它采购方式仪器设备的付款:签订购货合同或协议后,支付合同总金额的30%作为预付款→供货方按合同规定日期内将所购仪器设备送至使用单位→使用单位验收合格并向设备科提供书面验收合格报告后,支付合同总金额的50~60%→剩余的10~20%购置款在验收合格后3个月内支付供货方,购置的仪器设备在此期间若出现质量问题,付款时间顺延。
    ★特殊情况时,由学院与设备实验室处具体商定付款方式。